Liiketoiminnan kokonaisvaltainen kehittäminen ei voi rajoittua vain osaan arvoa lisäävistä toiminnoista. Leanista puhuttaessa huomio kohdistuu usein tuotannon kehittämiseen. Brand ID:n jo vuosia harjoittaman KAIZEN™ -kehitys on korostanut tuotannon ulkopuolisen kehityksen tärkeyttä. Tilaukselle tapahtuu paljon jo ennen kuin varsinainen tuotanto voi käynnistyä.
Myynnin, asiakaspalvelun ja tilauksen käsittelyyn liittyvät tehtävät ovat hyvin monenlaisia ja tapahtuvat useissa eri tiimeissä. Kokonaisuuden näkeminen on haastavaa eri toimijoiden näkökulmista. Brand ID:llä kutsuttiin osaajat jokaisesta tiimistä työpajaan mallintamaan yhteistä prosessia.
”Kuvasimme Brand ID:n arvovirtaketjun markkinoinnista myyntiin ja asiakaspalveluun asti. ”
Janne Väkiparta, Myyntijohtaja
Kun tuotannon potentiaali halutaan täysimääräisesti hyödynnettyä, on prosesseja myös ennen tuotantoa kehitettävä. Myyntiä ja asiakaspalvelua kehitettettäessa avainkysymys on, kuinka lisätä aikaa arvoa asiakkaalle tuottavalle työlle. Tähän kysymykseen myös työpajassa keskityttiin: tunnistetaan se aikaa hukkaava tekeminen, joka on pois asiakkaan kanssa tehtävästä työstä.
Janne:
”Koko prosessin avaaminen seinälle oli silmiä avaava kokemus. Huomasimme esimerkiksi tekevämme samoja prosessin asioita sekä myynnissä että asiakaspalvelussa.”
YHTEINEN TAVOITE – LISÄÄ AIKAA MYYNTITYÖHÖN JA ASIAKASPALVELUUN
Visuaalinen tapa kuvata koko prosessi seinällä on hyvin tehokasta. Myös erittäin monimutkaiset kokonaisuudet tulevat ymmärrettäviksi ja monia parannuskohteita tulee esiin.
Yksi työpajamallin hyödyistä on myös eri osa-alueilla työskentelevien ihmisten kommunikointi. Eri tiimien jäsenten saaminen samaan tilaan keskustelemaan ja analysoimaan omaa tekemistään yhdessä on suuri askel eteenpäin. Tieto muiden tekemisestä auttaa valtavasti yhteisten tavoitteiden saavuttamisessa.
Janne:
”Kehitettäviä asioita löytyi koko arvovirtaketjun matkalta. Havahduimme työpajassa myös siihen, miten paljon päällekkäisiä asioita teemme.”
Yhteisen tavoitetilan tunnistaminen on yksi tärkeimmistä työpajan tavoitteista. Tavoite tässäkin tapauksessa oli erittäin selkeä: enemmän aikaa myyntityölle ja asiakaspalvelulle. Toisin sanoen, miten työtä ja prosessia kehitetään niin, että käytettävissä oleva aika säästyy hyödyllisempiin asioihin. Työpaja ja kehitystyö toteutaan yhdessä henkilöiden kanssa, jotka myös prosessissa oikeasti työskentelevät. Sitoutuminen yhteiseen tavoitteeseen muodostuu kuin itsestään!
PROJEKTINA KOHTI MAALIA
Työpajassa erilaisia parannuskohteita tunnistettin useita. Tavoitetilaan pääsy vaatii paljon työtä. Parannusprojektin suunnittelulle syntyy hyvät lähtökohdat: Tiedämme todellisen nykytilanteen, josta lähdetään liikkeelle. Tunnistamme ongelmat, jotka pitää ratkaista. Olemme tunnistaneet tulevaisuuden prosessin, johon meidän täytyy päästä.
Janne:
”Ongelmakohdat erottuivat selkeästi. Laitoimme kehitettävät asiat järjestykseen periaatteella helppo toteuttaa ja iso vaikutus.”
ASKEL ASKELEELTA
Elefanttia ei kannata yrittää syödä yhdellä kertaa. Yhdessä suunniteltu projekti ja sen aikataulu pitää sovittaa päivittäiseen työhön sekä johtaa järjestelmällisesti loppuun asti.
Janne
”Tärkeää on muistaa valita ryhmän kapasiteetin mukaan kehittävät asiat ja viedä ne yksi kerrallaan maaliin. Jokaisesta valmiiksi tehdystä asiasta saamme konkreettisen hyödyn omaan tekemiseen sekä ryhmälle hyvän fiiliksen valmiiksi tehdystä työstä.”
Visuaalinen johtaminen on projektin toteutuksessa olennaista. Myynnin ja asiakaspalvelun tiimit jäsenet ovat fyysiesti eri paikoissa, joten projektin tilannehuone luotiin verkkoon. Tilannehuoneen tarkoituksena on varmistaa selkeä kommunikaatio ja varmistaa, että yhteinen käsitys projektin tilanteesta on projektipalavereissa selkeä.
Kehittämistoimenpiteitä on käynnistetty. Osa on jo ehditty totetuttaa ja ensimmäisistä hyödyistä on päästy nauttimaan. Myynnillä ja asiakaspalvelulla on nyt paremmin aikaa keskittyä olennaiseen.
