Päämääränä on asiakas, joka saa parasta laatua joustavasti
Johtaminen edellyttää strategiaa, jolla reagoidaan odottamattomiin tilanteisiin.
António Costa, Toimitusjohtaja, Kaizen Institute
- Yritykset kohtaavat tällä hetkellä maailmanlaajuisia haasteita, mutta niiden ei pitäisi vaikuttaa kasvuun, jos organisaatiot omaksuvat oikean strategian.
- Kun yritykselläsi on strategia, haasteet ovat ennemminkin osa prosessia kuin tappion määräävä tekijä.
- Yritysten tulisi ottaa käyttöön kolmivaiheinen prosessi, johon kuuluvat päivittäinen strateginen ja kriittinen ajattelu, korkean tason matriisi strategisista prioriteeteista, joita seurataan päivittäin, ja vastatoimien kulttuurin juurruttaminen.
Nykyiset geopoliittiset ja taloudelliset haasteet eivät ole olleet helppoja hallita, sillä energiakustannusten nousu ja inflaatio vaikuttavat toimitusketjuihin ja tulokseen. Tämä johtuu siitä, että yrityksillä ei ole testattuja menetelmiä käsitellä näin nopeasti muuttuvaa ympäristöä.
Kun johtajat ymmärtävät, että strategia ja toimenpiteet ovat olennainen osa yrityskulttuuria, laivan ohjaaminen kohti visiota on paljon selkeämpää myrskyisästä merestä huolimatta.
Tämänhetkiset maailmanlaajuiset haasteet tulisi nähdä mahdollisuutena seuraaviin:
- Kasvun luominen oppimalla parhailta yrityksiltä, jotka menestyvät vaikeina aikoina.
- Muutoksen aikaansaaminen tunnistamalla haitalliset paradigmat ja murtamalla ne nollatoleranssin avulla.
- Strategian kehittäminen luomalla visiosta ja strategiasta arkipäivän käytännöllisiä apuvälineitä.
Sovellettu johtajuus
Graafisen alan yritys Brand ID on aloittanut tahdonvoimansa kehittämisen ja selkeyden lisäämisen menestyäkseen vaikeilla markkinoilla. Suomalaisyritys kolminkertaisti liikevaihtonsa vuosina 2017–2022, vaikka kyse on painoteollisuudesta, joka on kamppaillut tasaisesti laskevien tuottojen kanssa.
Brand ID:n toimitusjohtaja Juha Heljakka kertoo: ”Yritykset, jotka eivät ota askelta taaksepäin ja pohdi asioita uudelleen, ovat ansassa. Opimme pääsemään pois tästä oravanpyörästä ja nyt keskitymme etenemään jokaisessa uudessa tilanteessa”.
Johtamisperiaatteiden noudattaminen ratkaisee myös sen, heikkeneekö vai kasvaako yritys inflaation tai materiaalihintojen nousun kaltaisista haasteista huolimatta. ”Meille tällaiset asiat eivät ole negatiivisia, ne ovat vain yksi aihe, jota käsittelemme toimintajärjestelmämme puitteissa”, Heljakka sanoo.
Toimivan järjestelmän käyttöönotto edellyttää kuitenkin monivaiheista prosessia, jonka avulla voidaan luoda organisaatioiden menestymistä edistävä ympäristö.
Kolme askelta kohti menestyvää liiketoimintaympäristöä
1. Tee strategiasta jokapäiväistä
”Johtoryhmässä on tärkeää luoda yhteistyölle yhteinen kieli”, Heljakka sanoo. Koordinointi johtoryhmässä edellyttää kriittistä ajattelua eli tapaa haastaa jatkuvasti toisia sitoutumaan alaa uudistaviin tavoitteisiin. Tämän ajattelutavan avulla voidaan tunnistaa, mikä estää yritystä kasvamasta, ja päästää irti vanhoista kaavoista, jotka aiheuttivat alkuperäiset heikkoudet.
Tärkeintä on yhdistää tällaiset läpimurtotavoitteet päivittäisiin johtamiskäytäntöihin, joita tuetaan kokousrutiineilla ja johtamisstandardeilla.
”Tämä työskentelytapa auttoi meitä tekemään Kaizenista liiketoimintajärjestelmämme ytimen. Se on jo nyt tehokas työkalu, ja se soveltuu erinomaisesti tulevaisuuden strategiatyöhön”, Heljakka tiivistää.
2. Keskity vaikutuksiin ja pidä poikkeamat näkyvillä joka päivä
Brand ID:n matkan seuraava askel oli yksinkertaistaa strategiaprosessia ja sitouttaa kaikki organisaation jäsenet toteuttamaan sitä omalla tasollaan.
”Sovellamme tätä käytäntöä ylhäältä alaspäin yritysostojen yhteydessä. Tällä tavalla yrityksen täydellinen uudelleenjärjestely kestää alle neljä kuukautta. Sovellamme sitä kuitenkin myös alhaalta ylöspäin, sillä työntekijöillä on paras tietämys omien prosessiensa pullonkaulojen poistamisesta.”
On kumottava myytti, että ihmiset tavallisesti vastustavat muutosta. Sen sijaan johtajien on ymmärrettävä, että muutosvastarinta on osa ihmisyyttä, se on suojamekanismi. Ongelmana on yleensä tapa, jolla muutosta tehdään, sillä se vaikuttaa usein kielteisesti ihmisiin ja heidän työhönsä.
Kaizen-menetelmässä käytetään usein X-matriisia, jonka avulla koko organisaatio otetaan mukaan strategiatyöhön ja strategia eritellään yhdellä sivulla visuaalisessa muodossa. Ensin laaditaan toimitusjohtajan X-matriisi (korkeimman tason matriisi), jossa kuvataan ylimmän tason strategiset painopisteet. Tämä kehitysprosessi luo vastuullisuutta ja yhdenmukaisuutta koko organisaatiossa, jotta kullakin ajanjaksolla saavutetaan suunnitellut tulokset.
X-matriisin voi nähdä työkaluna, jonka avulla koko organisaatio saadaan mukaan muutokseen.
Heljakka kertoo: ”Jäsennelty X-matriisin toteuttaminen auttaa meitä rakentamaan luottamusta. Se auttaa meitä keskittymään niihin muutamiin asioihin, joita meidän on todella vietävä eteenpäin: kehityshankkeet, keskeiset ajurit ja prosessit. Kyseessä on vuorovaikutteinen harjoitus, joka on melko yksinkertainen ja suoraviivainen, jotta voimme toteuttaa sen organisaatiomme kaikilla kolmella tasolla.”
X-matriisin käyttö auttaa organisaatioita kehittymään työskentely-ympäristönä. Brand ID:ssä tätä mitataan työntekijän suositteluindeksinä, mikä mahdollistaa vuosi vuodelta paremman työympäristön.
3. Rakenna vastatoimien kulttuuri
Kulttuuri oli Brand ID:lle viimeinen askel liiketoimintajärjestelmän kehittämisessä.
”Olemme siirtyneet kohti kulttuuria, jossa toimimme poikkeamien perusteella. Kaikki toimia vaativat asiat käsitellään samalla tavalla. Kun havaitsemme muutostarpeen, voimme parantaa asioita välittömästi, sillä työntekijämme tietävät jo, miten toimia”, Heljakka sanoo.
Tämä kulttuuri edellyttää, että toimitusjohtaja siirtyy valmentajan rooliin: hän ei tee työtä vaan johtaa tiimejä löytämään vaikuttavia toimenpiteitä, keskittyy tiukasti prosessiin ja sallii ”tekemällä oppimisen”.
Vaikuttavat vastatoimet ovat tässä suhteessa malli tulevaisuutta varten. Toyotan tuotantojärjestelmästä (Toyota Production System, TPS) peräisin olevat vastatoimenpiteet eroavat ongelmanratkaisumenetelmistä siinä, että niissä ei tunnisteta juurisyitä, mikä voi olla aikaa vievää, kun otetaan huomioon minkä tahansa yrityksen analysoitavien muuttujien määrä.
Lähestymistapa on pikemminkin kehittää ”päivän paras menetelmä”, mikä mahdollistaa nopean parantamisen. Vastatoimen tavoitteena on korjata suuntaus tai kurssi, jotta liiketoiminta pysyy oikealla tiellä, eikä odotella täydellistä ratkaisua.
”Analysoimme nopeasti ja varmistamme sitten, että näemme halutun tai ei-toivotun vaikutuksen siinä, mitä olemme tekemässä, ja hienosäädämme sitten suuntaa. Tätä teemme joka päivä, mikä johtaa entistä ennakoivampaan kulttuuriin”, Heljakka toteaa.
Kun tästä uudesta työskentelytavasta on tullut vakiokäytäntö, se antaa yritykselle mahdollisuuden menestyä ja kasvaa myrskystä tai sen voimakkuudesta huolimatta. Tuo siis strategia osaksi yrityksen päivittäistä liiketoimintaa, keskity positiivisten vaikutusten luomiseen, tee poikkeamat näkyviksi joka päivä ja rakenna vastatoimien kulttuuri.
Alkuperäisen World Economic Forum artikkelin voit käydä lukemassa täältä