Vi utvecklar och leder med hjälp av KAIZEN

2 maj 2022 09:39
12 jan. 2022 16:14
30 dec. 2021 11:29
8 dec. 2021 11:25
17 sep. 2021 09:18
30 juli 2021 15:41
30 juli 2021 14:02
28 maj 2020 14:00
1 apr. 2020 09:00
26 mars 2020 08:00
13 mars 2020 12:00
19 feb. 2020 15:12
24 jan. 2020 08:30
7 jan. 2020 08:30
1 jan. 2020 08:00
2 dec. 2019 15:00
20 nov. 2019 12:39
18 nov. 2019 13:29
2 okt. 2019 12:05
13 sep. 2019 12:01
11 sep. 2019 11:01
22 aug. 2019 14:00
12 juni 2019 13:00
5 juni 2019 13:00
23 maj 2019 16:01
31 jan. 2019 16:01
12.1.2022 16.14

Brand ID Oy utvecklas och leds med Kaizen-filosofin. Strategiska mål på lång sikt bryts ner till mål på kort sikt som är enkla att hantera. Teamen följer indikatorerna och realiseringen av målen självständigt.

janne-kaizen.jpg

– Företagsförvärvet gav oss en bra boost, gläds Juha Heljakka (till vänster) och Harri Rusanen. – Vår princip beskrivs bra av sloganen Tillsammans mot tillväxt. På en allmän nivå tror vi också att handelssektorn kommer att växa. Detta är något som vi nu på ett allt bättre sätt kan svara på.

KAIZEN:  Bättre försäljning och kundtjänst

Brand ID utvecklar sin värdekedja och eftersträvar bästa möjliga kundservice med hjälp av Kaizen-metoden. 

TEXT: Jarkko Viheriävaara och Sami Peltonen BILD: AdobeStock och Kirsi Kjäll

En övergripande utveckling av affärsverksamheten kan inte begränsas endast till en del av de funktioner som ökar värdet. När man talar om Lean fästs uppmärksamheten ofta på utveckling av produktionen. Brand ID har redan i flera år använt sig av KAIZEN™-utveckling som har betonat vikten av produktionens externa utveckling. Det händer mycket till en beställning redan innan den egentliga produktionen kan inledas.

Uppgifterna relaterade till försäljning, kundservice och behandling av beställningen är mycket varierande och händer ofta i olika team. Det är utmanande att se helheten ur olika aktörers synvinkel. Hos Brand ID inbjöds experter från varje team till en workshop för att modellera den gemensamma processen.

– Vi framställde Brand ID:s värdeflödeskedja från marknadsföring ända till försäljning och kundservice, säger Brand ID:s försäljningsdirektör Janne Väkiparta.

När man vill utnyttja produktionens potential till fullo är det nödvändigt att utveckla processerna även före produktionen. Vid utveckling av försäljning och kundservice är nyckelfrågan hur man kan ägna mer tid åt det arbete som producerar värde åt kunden. Det här är en fråga som man fokuserade på även under workshoppen: identifiering av det som man slösar tid på och som minskar på tiden man använder för arbete med kunden.

– Att framställa hela processen på väggen var en ögonöppnande upplevelse. Vi märkte till exempel att vi gör samma saker inom processerna både inom försäljningen och inom kundservicen.

Gemensamt mål – mer tid för kundservice

Att visa hela processen på väggen visuellt är mycket effektivt. Även mycket komplicerade helheter blir enklare att förstå och sådant som kräver förbättring avslöjas.

En av fördelarna med workshoppar är att människor från olika delområden kommunicerar med varandra. Att få medlemmar från olika team i ett och samma utrymme där de tillsammans kan diskutera och analysera sitt eget arbete är ett stort steg i rätt riktning. Janne Väkiparta tror att informationen om vad andra håller på med hjälper avsevärt när man försöker nå gemensamma mål.

– Hela värdeflödeskedjan innehåller sådant som behöver utvecklas. Vi märkte också under workshoppen att vi gör en hel del överlappande arbete.

Att känna igen det gemensamma måltillståndet är ett av de viktigaste syftena med workshoppen. Även i detta fall var målet mycket klart: mer tid till försäljningsarbete och kundservice. Med andra ord var frågan alltså hur arbetet och processerna ska utvecklas så att den tillgängliga tiden kan användas för något mer nyttigt. Workshoppen och utvecklingsarbetet genomförs tillsammans med personer som faktiskt arbetar i processen. Engagemang i det gemensamma målet formas nästan av sig själv!

Som projekt mot målet

Ett flertal förbättringsområden identifierades under workshoppen. Att uppnå måltillståndet kräver mycket arbete. Det uppstår enkelt bra utgångspunkter för planeringen av förbättringsprojektet: Vi känner till det egentliga nuläget som utgör startpunkten. Vi identifierar problem som måste lösas. Vi har identifierat framtidsprocessen som vi måste uppnå.

– Problemen var mycket tydliga. Vi rangordnade allt som behöver utvecklas med principen enkel att genomföra och stor inverkan.

 

Infographic_periaatteet-SWE.jpg

Ett steg åt gången

Det är ingen idé att försöka äta hela elefanten på en gång. Det tillsammans planerade projektet och dess tidtabell ska samordnas med det dagliga arbetet och ledas systematiskt från början till slut.

– Det är viktigt att komma ihåg att välja utvecklingsobjekt enligt gruppens kapacitet och genomföra dem en åt gången. Varje genomförd uppgift ger oss konkret nytta för vårt eget arbete och höjer stämningen i gruppen tack vare det färdiga arbetet, berättar Janne.

Visuell ledning är väsentligt i realiseringen av projektet. Medlemmarna i försäljnings- och kundserviceteamen är inte fysiskt på samma plats och därför skapades projektets situationsrum på webben. Syftet med rummet är att säkerställa att kommunikationen är klar och den gemensamma uppfattningen om projektsituationen är tydlig under projektmötena.

Utvecklingsåtgärder har inletts. En del har redan genomförts och de första fördelarna har blivit tillgängliga. Försäljningen och kundservicen har nu mer tid att fokusera på det väsentliga.

Modelleringen av Brand ID:s värdekedja hjälpte till att uppfatta överlappande arbete och förbättra processer.

Brand ID:s team rangordnade utvecklingsobjekten som lyftes fram under workshoppen: först på listan är sådant som är enkelt att genomföra men har en stor inverkan på helheten.