Ota yhteyttä

Johtoryhmä työskentelee strategiahuoneessa

31.3.2021 klo 17.04
31.3.2021 klo 13.40
22.2.2021 klo 16.06
29.5.2020 klo 15.00
28.5.2020 klo 14.00
14.5.2020 klo 12.00
1.4.2020 klo 9.00
26.3.2020 klo 8.00
13.3.2020 klo 12.00
3.3.2020 klo 13.41
3.3.2020 klo 12.28
19.2.2020 klo 15.12
14.2.2020 klo 8.30
28.1.2020 klo 14.35
27.1.2020 klo 14.49
24.1.2020 klo 8.30
15.1.2020 klo 15.27
7.1.2020 klo 8.30
31.12.2019 klo 8.00
2.12.2019 klo 15.00
20.11.2019 klo 12.39
18.11.2019 klo 13.29
2.10.2019 klo 12.25
13.9.2019 klo 12.01
11.9.2019 klo 11.01
30.8.2019 klo 15.01
22.8.2019 klo 14.00
31.7.2019 klo 15.27
12.6.2019 klo 13.00
5.6.2019 klo 13.00
23.5.2019 klo 16.01
31.3.2021 13.40

Standardoitu visuaalisen johtamisen malli on tuonut Brand ID:n johtoryhmän työskentelyyn lisää jämäkkyyttä ja  tavoitteellisuutta.

Brand ID:n johtoryhmän työskentelyä on kehitetty koko sen olemassaolon ajan. Tyypillisiä haasteita ovat olleet ajankäytölliset haasteet, strategian tekeminen ja päätösten toteuttaminen. Brand ID:n  johtoryhmässä, kuten koko yrityksessä alettiin toteuttamaan KAIZEN-mallia. Johtoryhmä toimi sinänsä jo hyvin, mutta työskentelytapaa haluttiin kehittää. Oleellisinta muutoksessa oli visuaalisen johtamisen mallin käyttöönottaminen ja johtoryhmän palaverien sisällön standardointi.

 Johtoryhmän kokous jaettiin sisällöllisesti kahteen kokoukseen: operatiiviseen ja strategiseen. Näin pitkä johtoryhmän kokous lyheni kahteen tuntiin ja saavutettiin parempi lopputulos, tuotantopäällikkö Elina Marttila havainnollistaa muutosta.

Standardoinnin myötä johtoryhmän kokoukset saatiin lyhyemmiksi sinänsä yksinkertaisilla asioilla. Kokouksella on vakioitu runko ja vastuut on selkiytetty. Jokaisella jäsenellä on kymmenen minuuttia aikaa käydä läpi vastuualueensa mittaristo ja oleellisimmat asiat.

Yhdelle sivulle mahtuva mittaristo eli dashboard sisältää myös havainnolliset ”liikennevalot” eli värikoodauksen kunkin alueen edistymisen mukaan. Jos mittari ei ole tavoitteen mukainen tai vaatii ongelmanratkaisua, sitä ei lähdetä ratkomaan standardoidussa palaverissa, vaan sille varataan oma aika asianosaisten kanssa. Tällä tavalla koko johtoryhmän aikaa ei tuhlata yksittäisiin ongelmiin. Vastuualueiden läpikäynnin jälkeen johtoryhmässä on varattu aikaa myös ideoinnille ja priorisoinnille. 

Yrityksen toiminnan tai suorittamisen tasoa nostetaan projektimaisella parantamisella ja projektit halutaan valita tarkoin. Prosessien nykytilan kuvaus analyysillä ja tavoitetilan määritys ovat oleellisia onnistumisen kannalta. Jokaiselle projektille on samanlainen ohjaus ja dokumentaatio, jolloin seuranta helpottuu. Jos jokin projektin osa-alueista näyttää punaista, se vaatii reagointia ja korjaavia toimenpiteitä. Vihreä väri taas ilmaisee, että projekti etenee suunnitellusti, joten sitä ei tarvitse käsitellä.

Johtoryhmän kokouspaikkana on strategiahuone jossa strategia, mittarit, projektit, reagointi ja seuranta ovat oikeilla paikoillaan seinätauluilla. Vain kokouksen sihteerillä on tietokone ja puhelimetkin ovat parkissa poissa silmistä. Näin johtoryhmä voi keskittyä oleelliseen ja käyttää aikansa tehokkaasti. Kaikki oleellinen on visualisoitu strategiahuoneen tauluille ja itse strategiahuone on avoin kaikille yrityksen työntekijöille. Strategia on siis mahdollisimman avoin ja aktiivinen asia Brand ID:ssä.

Positiivista ryhmäpainetta

Brand ID:n johtoryhmän toiminta perustuu vahvasti jokaisen vastuuseen omasta toiminnastaan. Kokouksiin onkin syntynyt positiivinen ryhmäpaine, sillä kukaan ei halua tulla kokoukseen valmistautumatta tai dashboardin kanssa, jossa mittarit ovat punaisella.
Sääntönä on, että jokainen tallentaa oman vastuualueensa mittariston edellisenä päivänä yhteiseen työtilaan. Jos joku unohtaa tallentaa omat mittarinsa tai jokin mittari näyttää jatkuvasti punaista, muiden tehtävänä on opastaa ja auttaa. 

Olemme kaikki läsnä kokouksissa aiempaa paremmin ja käytämme ajan tehokkaasti. Voimme keskittyä kokouksen jälkeen muihin töihin.

Kaikki asiat näkyviksi

Mitä konkreettista hyötyä asioiden visualisoinnista on ollut? Projektien ja asioiden näkyväksi tekeminen on pakottanut johtoryhmän priorisoimaan ja määrittelemään toiminnan painopisteet tarkemmin. Myös kokonaistilanteen hahmottaminen on selkiytynyt ja asioille on tullut yhteinen kieli. Kommunikointi on helpottunut ja selittäminen vähentynyt. Myös aikaansaannokset ja asioiden eteneminen ovat tulleet näkyvämmiksi, joka puolestaan on lisännyt johtoryhmän motivaatiota ja intoa.

Brand ID:n Porin yksikössä tiedonkulkua pyritään vahvistamaan viikoittaisella Gemba-kävelyllä. Idea on, että johtoryhmä osallistuu tiimien palavereihin, havainnoi ja antaa palautetta sekä kerää onnistumisen kannalta kriittistä tietoa johtoryhmälle. Samalla johtoryhmän jäsenet välittävät tiimeille tietoa strategisista tavoitteista ja niiden toteutumisesta. Gemba-kävely on myös hyvä esimerkki johtoryhmän myönteisestä ryhmäpaineesta.

Kun kävelyt sovittiin tehtäväksi yksin, ne koettiin vaikeiksi. Kun teemme niitä nyt pareittain, niihin sitoutuminen on parempaa. On vaikeampi siirtää kävelyä, kun se on myös toisen kalenterissa, Marttila havainnollistaa.

Mittareiden ja eri toimintojen läpikäynti samalla tavalla johtoryhmässä on tuonut kokouksiin myös lisää konkreettisia kehitysideoita. Parannuskohteet voivat olla hyvinkin yksinkertaisia asioita, jotka tehostavat johdon tapaa toimia. Esimerkkinä tästä on raporttien tallennuspaikka ja nimeäminen, millaista esitysmateriaalia tuotetaan sekä päivitykset työohjeisiin. Toki osa asioista koskee suurempia projekteja.

Siinä meillä on vielä kehittymisen paikka, että osaamme luoda sellaisia projekteja, jotka voidaan viedä nykyistä nopeammassa aikataulussa läpi.
Elina Marttila on tyytyväinen visuaalisen johtamisen malliin. Se on jämäköittänyt ja selkeyttänyt johdon toimintaa. Hänen mielestään säännöt ja standardit ovat yhtä tärkeitä johtoryhmässä kuin ne ovat tuotannossa.

 Tekeminen on nyt johdonmukaisempaa ja asiat tehdään näkyviksi. Olemme systemaattisemmin analysoineet tekemistä ja priorisoineet sitä, mitä teemme ja missä järjestyksessä. Projekteja on vähemmän, mutta ne ovat paremmin suunniteltuja ja ne toteutuvat lyhyemmässä ajassa. Visuaalinen johtaminen on myös hyvä kirittäjä itsensä johtamiseen. Kaizen-menetelmä auttaa meitä kehittymään sekä yksilöinä että tiiminä.

Strateginen kumppani

Kaizen Institute Consulting Groupin maajohtaja Mika Tarvainen on mukana Brand ID:n johdon kanssa kehittämässä toimintaa visuaalisen johtamisen mallin avulla. Tarvainen korostaa, että muutos ja kulttuuri lähtee ihmisistä ja johdon on näytettävä tässä esimerkkiä. 

Johto näyttää suunnan, tehokkaasti toteutetut projektit tuovat tulosta ja ihmisten osallistaminen jatkuvaan parantamiseen varmistaa tulosten pysyvyyden. Yritystasolla tämä johtaa parempaan muutoskyvykkyyteen ja parempiin tuloksiin. Henkilötasolla se johtaa parempaan motivaatioon ja työilmapiiriin sekä siihen, että itsenäiset tiimit ratkovat tehokkaasti ongelmia, kun niitä syntyy.

Parhaat tulokset saavutetaan, kun osaamista kehitetään systemaattisesti ja kokonaisvaltaisesti kaikissa yrityksen tiimeissä, tavoitteet ovat linjassa ja kommunikointi avointa.

Tee nämä asiat oikein ja tuloksena on LEAN.

Tervetuloa tutustumaan Brand ID:n johtoryhmätyöskentelyyn ja näkemään johtamisjärjestelmämme käytännössä!

Brand ID:n johtoryhmä työskentelee strategiahuoneessa,  jonka seinille on visualisoitu tärkeimmät mittarit, kehitysprojektit, ideat ja seuranta. Johtoryhmä on kehittänyt yrityksen johtamista ja kulttuuria Kaizen-menetelmällä.

Strategiahuoneen kello kertoo, paljonko puhuja on käyttänyt aikaa.
Projektit merkitään liikennevaloista tutuilla värikoodeilla: punaiset vaativat toimen-
piteitä, keltaiset ovat pientä viilausta vailla ja vihreät sujuvat suunnitellusti.

Kaikki oleellinen on visualisoitu strategiahuoneen tauluihin, kuten esimerkiksi 
projektit, ideat ja ongelmakohdat.